Welche Kosten können bei der Instandhaltung von Gebäuden bzw. bei Facility Service Unternehmen am einfachsten einspart werden und wie?
Der administrative Aufwand für Wartung und Instandhaltung nimmt bis zu 60% des gesamten Unternehmens-Aufwands in Bezug auf Organisation, Kommunikation und Dokumentation in Anspruch. Die gesamten administrativen Kosten können eingespart werden - inklusive der für Misskommunikation, Fahrzeiten und Dienstreisen anfallenden Kosten.
Wieviel Prozent können eingespart werden?
Außendienstmitarbeiter können bis zu zwei Stunden pro Woche einsparen, Manager und Projektleiter bis zu acht Stunden und das Back Office Personal bis zu 12 Stunden. Insgesamt können bis zu 40% an administrativen Tätigkeiten eingespart werden.
Warum bietet die Administration das größte Einsparungspotential?
Weil der Kommunikations- und Dokumentationsaufwand im Allgemeinen steigt. Es kommen mehr Anfragen rein, es wird schneller kommuniziert und alles soll dokumentiert werden. Die Reduktion des Aufwands für Kommunikation und Dokumentation war nie das Hauptaugenmerke von FM-Tools (CAFM), wodurch die Nutzung von Excel, WhatsApp und E-Mail exponentiell gestiegen ist - das ist höchst ineffizient. Der USP von Wowflow CMMS ist die intuitive Bedienbarkeit - eine Einschulung ist nicht notwendig. Prozesse werden zentralisiert und strukturiert und als Workflow-Lösung automatisiert.
Warum wird der Arbeitsablauf von Reinigungskräften nicht laufend optimiert? Gibt es da nicht ein hohes Einsparungspotential?
Wenn das Personal die Aufträge mittels WhatsApp, SMS, E-Mail und Excel-Listen abwickelt, ist es unmöglich diese Daten auszuwerten und Optimierungspotentiale zu erkennen. Dabei spielt die automatisierte Dokumentation für den Arbeitgeber und -nehmer eine immer wichtigere Rolle.
Wie kann die Dokumentation optimiert werden? Gibt es Apps oder Programme, die diese vereinfachen können?
Klar. Fast jedes KMU benutzt WhatsApp-Gruppen, die zum Austausch dienen. Die Kommunikation ist dadurch sehr schnell und einfach, die generierten Daten (ausgenommen GDPR) werden allerdings nicht strukturiert abgelegt. Sie sind nur mit sehr viel Aufwand nutzbar. Es gibt viele Tools wir Planon CAFM oder IBM, die aber sehr teuer sind und nur bei Großkunden angewendet werden. Trello, Jira und Slack eignen sich nicht fürs Facility Management. Die strukturierte Kommunikation sowie die automatisierte Organisation und Dokumentation sind die Kernaufgaben von Wowflow.
Wie kann die Digitalisierung hier einen Kostenvorteil schaffen?
Daten können ausgewertet und laufendes Optimierungspotential leichter erkannt, implementiert und gemessen werden. Zusatzfragen vom Kunden vor Ort können viel leichter ordnungsgemäß aufgenommen und somit verrechnet werden. Der Kunde kann (und will) meist in den Prozess einbezogen werden - dadurch wird die Kundenbeziehung enger.
zB bei der Stammdatenanlage?
Genau. Im Vergleich zu CAFM-Tools werden in Wowflow die notwendigsten Informationen (Ticketing, Wartungen, Equipment- und Anlagen-Tracking) abgebildet, damit die Arbeit so einfach wie möglich bleibt. Es sind jedoch genug Informationen, um eine effiziente (nicht nur eine effektive) Zusammenarbeit zu gewährleisten.