Das Thema Digitalisierung und technische Veränderung unserer Umwelt spüren wir im Alltag in allen möglichen Situationen. Gerade aber im Immobilienmanagement sollte das Streben nach weiterer Unterstützung bei der Datenverarbeitung ein fixer Bestandteil der Unternehmensziele sein. Bei dieser Fülle von Daten, die hier zu verwalten sind, in Kombination mit der Verantwortung diesbezüglich wird einem erst das Ausmaß des Themas bewusst.
Eine Hausverwaltung sollte neben den Daten über die Mieter, auch die Mietvertragsdaten wie Dauer und Indexierungen gespeichert haben. Unverzichtbar ist auch die Erfassung und Speicherung von Daten, die die verwalteten Objekte selbst betreffen. Die Verantwortung der Objektbuchhaltung ist hier größer, als es auf den ersten Blick erscheinen möchte.
Aber auch andere Bereiche der Immobilienverwaltung profitieren von der Digitalisierung. So ist es durchaus eine Erleichterung, das Verwaltungsprogramm zugleich als Dokumentenarchiv zu sehen, wo auch Dienstleister wie z.B. Anbieter von technischen Facility Services die abzugebenden Berichte und Wartungsprotokolle automatisch in das System der Hausverwaltung einspielen, auch diverse Baubescheide oder Pläne können hier gespeichert werden.
In der Servicierung der Auftraggeber wird das Thema Transparenz immer mehr zur Basis einer vertrauensvollen Geschäftsbeziehung. Zusätzliche Features wie Online-Portale, wo die Eigentümer diese bereits angeführten Informationen und Dokumente zu ihren Immobilien direkt einsehen können (ähnlich wie die Online-Kontozugänge der Banken), sind bereits weit verbreitet.
In diesem Zusammenhang steht auch das Reporting an die Eigentümer. Am österreichischen Immobilienmarkt hat in den letzten Jahren eine deutliche Institutionalisierung und Internationalisierung stattgefunden, so wurden im letzten Jahr knapp über 50 Prozent der Transaktionen im Investmentbereich mit ausländischen Teilnehmern abgewickelt (davon ca. zwölf Prozent allein mit deutschen Unternehmen).
Damit steigen auch laufend die Anforderungen an die Datenqualität und die Form der Datenlieferungen. Die Daten müssen via Schnittstellen in internationale Systeme zumeist auf Englisch eingespielt werden.
Ebenso besteht die Möglichkeit, vor allem für Wohnungsgemeinschaften, Online-Chatrooms einzurichten, um die Kommunikation zwischen der Verwaltung und den Eigentümern zu erleichtern und eine gleichzeitige Information von allen Beteiligten zu gewährleisten.
Allerdings treten mit dieser Systemlastigkeit der Daten auch verstärkte und teure Anforderungen an die EDV-Hardwareausstattung und die Leistungsfähigkeit auf. Die Mitarbeiter müssen ebenso die diversen Programmkenntnisse mitbringen, außerdem gewinnt das Thema Datenschutz stark an Bedeutung.
Die derzeitigen Trends der Digitalisierung und Datenverarbeitung sind ein großer und wichtiger Schritt in Richtung Arbeitserleichterung, Datenmanagement und schnelleres Service bei der Bereitstellung von Daten. Dennoch dürfen wir nicht vergessen, dass es sich beim Immobilienmanagement und bei der Hausverwaltung um eine Dienstleistung handelt, die nach wie vor vom persönlichen Kontakt und dem gegenseitigen Vertrauen geprägt ist. Damit steht der Faktor Mensch weiterhin im Zentrum unseres Handelns, daran wird sich erfreulicherweise auch in Zukunft nichts ändern.