New World of FM

Office 3.0 wird Realität: Der neue ORBI Tower in TownTown wird das neue Arbeiten – The New World of Work – unterstützen und ermöglichen. Das bedeutet auch für das Facility Management völlig neue Herausforderungen für die Planung und den Betrieb einer Büroimmobilie. The New World of FM.

Neue Arbeitswelten möglich machen

Mehr Freude an der Arbeit, mehr Bewegung und Flexibilität, mehr Produktivität – das sind die Schlagworte für das neue Denken in der Arbeitswelt. Dies resultiert aus den sich ständig wandelnden Anforderungen, denen sich Unternehmen in ihren Märkten gegenüber sehen. Der erhöhte Wettbewerbsdruck erfordert mehr Produktivität. Laut aktuellen Untersuchungen steigt die Produktivität und auch die Mitarbeiter-Innenzufriedenheit in einem Office 3.0 um bis zu 20%, während gleichzeitig – und das ist für Immobilienbetreiber und Facility Manager interessant – die Büroinfrastrukturkosten um bis zu 30% und die Primärenergiekosten um bis 60% zurückgehen. Auch der Anspruch an Flächen pro MitarbeiterIn sinkt – die Flächeneffizienz kann um bis zu 30% gesteigert werden.

Der Mensch ist immer im Mittelpunkt

Unterdessen wachsen auch die Ansprüche von MitarbeiterInnen an ihr berufliches Umfeld, wenn sie die geforderte Performance bieten sollen. MitarbeiterInnen wollen einen Teil ihrer Arbeit auch von zu Hause oder von externen Arbeitsplätzen aus erledigen. Flexibilität bei Arbeitszeit und Arbeitsort werden immer selbstverständlicher; flexible Arbeitszeitmodelle gestatten den MitarbeiterInnen eine immer freiere Einteilung ihrer Lebenszeit, mobile Erreichbarkeit, vernetzte Kommunikation auf vielen Kanälen und die Möglichkeit zum Arbeiten „von überall“ tun das Ihre. Heute kann praktisch überall und zu jeder Tageszeit gearbeitet werden – es bedarf nur der richtigen Infrastruktur. „Und um eben diese Infrastruktur, um ‚anregende Arbeitsplätze‘, kümmert sich das Facility Management“, sagt Martina Jochmann, Geschäftsführerin von ENERGIECOMFORT: „Wir stellen Facilitäten zur Verfügung, wir sind die ‚Möglichmacher‘, wie es ein Trend aus Deutschland beschreibt.“ Bürozeit wird vorrangig zu Meeting-Zeit, Schreibtische zu Shared Desks. Die Teamarbeit erfolgt dabei oft nur noch digital per Videokonferenz. Mit anderen Worten: Alles wird flexibel – auch die Arbeit im Büro.

Herausforderungen an die Gebäudetechnik

Die Zeiten sind damit endgültig vorüber, wo imageträchtige Arbeitsplätze in Form von überdimensionierten Einzelbüros stunden- oder tagelang leer stehen, weil ja diese MitarbeiterInnen eben gerade im Home Office, in einem der immer häufiger notwendigen Projektmeetings oder auch im Kaffeehaus oder im Park arbeiten. Vertrauensarbeitszeit wird proklamiert, die auch abseits von Nine-to-Five erbracht wird. Möchte man dann doch Arbeit im Büro erledigen, steht ein Tisch mit Sessel und den notwendigen Anschlüssen zur Verfügung, wo man sich mit seinem „mobilen Device“ in Form von Laptop oder Tablet einloggen kann. In einem Trolley findet man seine persönlichen Dinge, der aufwendig eingerichtete und liebevoll gestaltete „eigene“ Schreibtisch wird auf dem Altar der größeren persönlichen Freiheit geopfert. Jochmann: „Dem Komfort ist es sicherlich dienlich, wenn die Vorbereitung für und der Transport zum täglich unterschiedlichen Arbeitsplatz durch Servicepersonal organisiert wird – eine klassische facilitäre Aufgabe.“ Dieses Mehr an Flexibilität ist das Aus für das Einzel- oder Kleingruppenbüro. „Stattdessen finden wir Großraumbüros mit besonderen Anforderungen an die Klimatisierung und Lüftung vor“, so Jochmann weiter: „Dadurch ergeben sich höhere Anforderungen an die Planung, die Wartung und vor allem den Betrieb der Lüftungsanlage, die wesentlich komplexer wird.“ Einerseits wirkt sich der Wärme-Eintrag bei Vollbesetzung oder Teilbetrieb in einem großen Raum deutlich stärker aus als in vielen kleineren Büros, anderseits konnten die früheren kleineren Räume wesentlich individueller geregelt werden. Der Luftwechsel muss genauso im Großraumbüro gewährleistet sein, daher ergeben sich hier auch andere Luftströme, die so geleitet und auch im laufenden Betrieb feinjustiert werden müssen, dass das Raumklima für alle passt. Wir kennen alle die individuell unterschiedliche Wahrnehmung von Temperatur – aber der Vorteil ist wiederum, dass sich MitarbeiterInnen dann vielleicht auch jenen Platz zum Arbeiten (aus)suchen können, wo es ihnen am behaglichsten scheint. Als zusätzliche Herausforderung für die Haustechnik kommt noch die Trägheit moderner Konditionierungssysteme hinzu, die meist in Kombination mit energieeffizienten und raumklimatisch angenehmen Gebäudekernaktivierungen arbeiten. „Da sollte dem Facility Manager schon ein grober Belegungsplan vorliegen, um rechtzeitig die notwendigen Steuerungen vornehmen zu können“, kommentiert Jochmann. Ein in der New World of Work für die Kollaboration notwendiger gemeinsamer Kalender kann hier auch Planungsgrundlage für den Vorlauf im technischen Facility Management sein. Jochmann: „Da bauen wir nicht nur auf technische Tools wie CAFM (Computer Aided Facility Management), sondern setzen vor allem auf den Kontakt unserer KollegInnen vor Ort, die mit ausgezeichneter Kenntnis der technischen Systeme und intensiver Kommunikation mit den Nutzern dieses Service bieten.“

Bring your own device – Bodentank ausgedient?

Unternehmen wollen auch in heutigen Zeiten wachsen und müssen sich den Veränderungen am Markt anpassen. Das bedeutet immer wieder auch strukturelle Umgestaltungen und die Notwendigkeit, räumlich flexibel zu reagieren. Also alle paar Jahre eine neue Gliederung und vielleicht auch neue Anforderungen an die Arbeitsplätze – selbst in der New World of Work. Vielleicht muss eine Meeting Area ein paar neuen Schreibtischen geopfert werden. Doch passt hier nun auch die Versorgung mit (elektrischer) Energie und Netzwerkanschlüssen? Bodentanks im Standard-Raster haben bei der dezentralen Elektro- und Kommunikationsverteilung ausgedient. Viele bringen ihre eigenen – dienstlichen oder privaten – Handys, Phablets und Tablets, Laptops und Zusatzakkus mit, die alle aufgeladen werden möchten. An die Stelle eines dicht gesetzten Überangebots von Bodentanks treten austauschbare Boden- und Wandplatten, mit denen Auslasspunkte exakt dort im Raum platziert sind, wo sie benötigt werden. Und in Zukunft wird sich auch die Suche nach dem richtigen Ladekabel erübrigen, wenn bei „Energy Hot Spots“ die unzähligen Devices per Induktion aufgeladen werden können. Auch für diese Umorganisation und räumlichen Neuversorgungen steht der Facility Manager zur Seite.

Neue Pflege, neue Reinigung

Traditionelle Raumstrukturen wurden bisher mit ebenso traditionellen Reinigungskonzepten bedient. Kann man hier die Tradition einfach fortsetzen? „Wir finden in den klassischen Büros mit den klassischen Bürozeiten auch klassische Reinigungspläne“, erläutert Jochmann: „Doch jetzt braucht es auch hier innovative Ansätze, um die von den NutzerInnen erwartete Qualität zu bieten.“ Wir finden nun zwar großräumige Büros vor, aber mit vielen kleinen Nischen, eine sehr kleinteilige Struktur, manche vielleicht nicht größer als eine Telefonzelle, zwischendrin ein paar Kaffeehaus-Stehtische statt Besprechungsräumen. Einerseits ist die Reinigung leichter, weil große Räume leichter zu reinigen sind, andererseits haben wir viele unterschiedliche NutzerInnen in den Kleinräumen. Zudem gibt es sehr viel Bewegung im modernen Büro, Meeting- oder Kommunikationsräume zum Telefonieren, Entspannungs- und vielleicht auch Kreativ- oder Spielzonen werden in einem regen Wechsel genutzt. Jede und jeder erwartet sich aber, einen sauberen und angenehmen Raum vorzufinden, um die Arbeit in angenehmer Atmosphäre erledigen zu können. Das heißt aber, dass die Reinigung nicht mehr (nur?) nach Büroschluss in möglichst leeren Büros erledigt werden soll, sondern je nach Bedarf auch zwischendurch für nötige Sauberkeit gesorgt werden muss. „Das wiederum bewirkt, dass wir weg von strikten Leistungsverzeichnissen kommen müssen, sondern wirklich bedarfsorientiert unser Service anbieten“, führt Jochmann aus: „Also z.B. auch tagsüber zwischendurch reinigen und auch zusätzliche Dienstleistungen wie Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings anbieten. Somit haben wir einen viel intensiveren Kontakt zu unseren KundInnen als früher.“ Die Renaissance von Hausbetreuer und Concierge.