In Sachen Digitalisierung können kleine Prozessoptimierungen eine große Wirkung entfalten, das zeigt die Kooperation der Aareal Bank und der Wiener Wohnbau Vereinigung für Privatangestellte (WBV-GPA). Wie kam es zu diesem Gemeinschaftsprojekt?
Wolfgang Lütz: Die WBV-GPA suchte nach einer automatisierten Lösung für Zahlungszuordnungen. Bis dato war nur ein gemeinsames Konto für sämtliche Zahlungseingänge vorhanden. Bei Rechnungseingängen, die nicht per Lastschrift kamen, wurde die Zuordnung schnell kompliziert. Ein zeitaufwendiger Prozess bei der Zahl an zu betreuenden Einheiten.
Um diesen Prozess zu automatisieren, hat die WBV-GPA die digitalen Lösungen Aareal Portal und Aareal Account implementiert. Können Sie die Lösung kurz skizzieren?
Der Clou im neuen Prozess: Jedem Mietvertrag wird eine individuelle, virtuelle Kontonummer zugeordnet, auf die der entsprechende Mieter künftig seine Zahlungen überweist. Über Aareal Account können das ERP- und das Kontensystem der WBV-GPA miteinander kommunizieren und über das Aareal Portal als Benutzeroberfläche kann die WBV-GPA ihre Kontobewegungen einsehen und verwalten.
Was sind die wichtigsten Vorteile der Kombilösung?
Die mühsame Zuordnung der Zahlungen entfällt und das bedeutet eine enorme Zeitersparnis, die WBV-GPA beziffert dies auf ca. 15 Stunden pro Monat. So werden personelle Ressourcen frei, die das Unternehmen anderweitig nutzen kann.
Mit Aareal Account ist bei der WBV-GPA eine deutsche Zahlungslösung für ein österreichisches Unternehmen im Einsatz. Gab es da Schwierigkeiten?
In einem Fall musste sichergestellt werden, dass die Nutzer in Zukunft auch die 22-stellige deutsche IBAN angeben können. Wichtig bei der Umstellung ist generell die gezielte Kommunikation. Mieterinnen und Mieter müssen klar wissen, dass keinerlei Extragebühren anfallen oder andere Umstände in Kauf zu nehmen sind.
Die virtuelle Kontonummer bietet institutionellen Vermietern große prozessuale Vorteile im Management des debitorischen Zahlungsverkehrs. Gibt es ähnliche Potenziale auch im kreditorischen Zahlungsverkehr?
Ja, z.B. bei den regelmäßig wiederkehrenden, betriebskostenrelevanten Abschlagszahlungen bietet die Nutzung der virtuellen Kontonummer große Potenziale. Damit können etwa Fehler bei der Erstellung von Betriebskostenabrechnungen unterbunden werden.
Bietet die Aareal Bank noch weitere Lösungen in diesem Kontext und können Sie diese skizzieren?
In unserem Geschäftssegment Banking & Digital Solutions haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, mit digitalen Produkten und Lösungen für unsere Partner der Energie- und Immobilienbranche mehr Prozesseffizienz und neue Ertragsmöglichkeiten zu erschließen. Beispielsweise mit der BK01-Produktreihe, die für reibungslose Abläufe im gesamten Zahlungsverkehr der Wohnungswirtschaft sorgt, automatisiert z.B. auch über die Branchengrenze zur Energiewirtschaft hinweg. Durch die Automatisierung bereits kleiner Prozessschritte lässt sich ein hohes Effizienz-Plus erzielen und dazu noch die Anschlussfähigkeit an zukünftige Entwicklungen herstellen.